Politique de confidentialité
Qui traite vos données
Responsable du traitement : [à compléter : nom du cabinet], syndic de la copropriété [à compléter : nom de la cité] — [à compléter : adresse du cabinet] — téléphone : [à compléter : téléphone du cabinet].
Sous-traitant : [à compléter : exploitant de la plateforme ImmoCop], qui fournit et héberge l'application ImmoCop pour le compte du syndic. Il n'utilise vos données que pour faire fonctionner le service, sur les instructions du syndic.
Le traitement suit la loi n° 18-07 du 10 juin 2018 relative à la protection des personnes physiques dans le traitement des données à caractère personnel.
Les données enregistrées
Identité et contact : nom et prénom ou raison sociale, numéros de téléphone (jusqu'à trois) et numéro WhatsApp, adresse e-mail, langue préférée ; si besoin, numéro de pièce d'identité et notes du bureau.
Le logement : les biens que vous détenez ou occupez (bloc, étage, numéro), les dates de détention et d'occupation, la qualité de l'occupant (propriétaire, locataire…).
L'argent : charges dues, versements et reçus (montant, mode, référence du chèque ou du virement), échéanciers, relances envoyées, et le cas échéant les dossiers de recouvrement amiable. Paiement en ligne : le numéro de commande et son résultat seulement, jamais les données de la carte.
Le compte : téléphone ou e-mail ; code d'accès et mot de passe enregistrés sous une forme chiffrée irréversible ; pour les agents, le secret de la double authentification, chiffré.
La sécurité : journal des tentatives de connexion (identifiant en partie masqué, adresse IP, navigateur, date), identifiant du téléphone qui utilise l'application.
La vie de la cité : demandes et réclamations et leurs photos, réservations, annonces entre voisins (et votre téléphone si vous choisissez de l'afficher), réponses aux sondages, présences et votes en assemblée générale.
Le registre du gardien : nom des visiteurs, livreurs, entreprises, et le véhicule si utile. Jamais de pièce d'identité.
Les notifications : si vous les activez, l'adresse technique que votre navigateur fournit pour les recevoir.
L'usage de l'application : pour chaque compte, les jours où elle a été ouverte et le lien qui y a mené (reçu, relance, affiche du hall…), et la première ouverture de chaque annonce, lettre mensuelle, document ou convocation. Ni l'heure de chaque visite, ni les autres pages vues, ni l'adresse IP.
Les demandes « Lancez votre comité » (page d'accueil) : nom, résidence, nombre de logements, téléphone ou WhatsApp, message, langue et date de votre accord — pour vous recontacter, et rien d'autre ; vues par l'équipe d'ImmoCop seule, effacées 12 mois après leur traitement.
Pourquoi
Gérer la copropriété : calculer les charges, encaisser et délivrer les reçus, relancer, tenir les comptes, préparer les assemblées générales, entretenir la cité, répondre aux demandes.
Protéger les comptes : repérer les tentatives de connexion suspectes, couper l'accès d'un téléphone perdu.
Vous informer : annonces, travaux, rappels, par l'application, SMS, e-mail ou WhatsApp.
Mesurer l'usage de l'application : le syndic ne voit que des totaux (combien de résidents, quels blocs, par quels liens), jamais qui a consulté quoi.
Vos données ne servent jamais à de la publicité ou de la prospection, et ne sont jamais vendues.
Combien de temps
Les données comptables (charges, reçus, dépenses) : la durée légale de conservation des pièces comptables, soit dix ans.
L'identité et le logement : tant que le syndic gère la cité, puis le temps de solder les comptes.
Le registre du gardien : 90 jours (sauf les déménagements). Les annonces entre voisins : 30 jours après leur publication.
Le journal des connexions, l'usage de l'application et les identifiants de téléphone : 12 mois.
Les sauvegardes : 14 jours, plus une par mois pendant 12 mois.
Qui les voit
Le personnel du syndic, chacun selon son rôle, et les agents de terrain, pour leur cité seulement.
Le sous-traitant (plombier, électricien…) chargé d'une intervention : le nom et le téléphone de l'occupant seulement si le bureau le décide, et tant que l'intervention est en cours.
Les copropriétaires réunis en assemblée générale : les procès-verbaux et, si l'assemblée l'a voté, la liste des retards de paiement selon les règles qu'elle a fixées.
La banque (SATIM) pour le paiement en ligne ; le prestataire d'envoi des SMS et des e-mails ; les services de notification de Google, Apple ou Mozilla (message chiffré) ; l'hébergeur.
L'hébergement
Les données sont gardées sur un serveur chez [à compléter : hébergeur et pays du serveur] ; les sauvegardes, chiffrées, chez un autre hébergeur.
Si le serveur ou les sauvegardes sont hors d'Algérie, le transfert des données à l'étranger est soumis à l'autorisation de l'Autorité nationale de protection des données à caractère personnel (ANPDP).
Vos droits, et comment les exercer
Vous avez le droit d'être informé, d'accéder à vos données, de les faire rectifier, de vous opposer à leur traitement pour un motif légitime, et de refuser toute prospection.
Vos numéros et votre e-mail se corrigent directement dans l'application (« Mon compte ») ; le bureau confirme la correction.
Pour toute autre demande : appelez le bureau ([à compléter : téléphone du cabinet]) ou écrivez à [à compléter : nom du cabinet] — [à compléter : adresse du cabinet]. Il vous sera demandé de justifier de votre identité ; la réponse vient dans les meilleurs délais.
Les reçus et les écritures comptables ne peuvent pas être effacés : la loi impose de les conserver.
Vous pouvez adresser une réclamation à l'ANPDP.
La sécurité
La connexion est chiffrée (HTTPS). Codes et mots de passe sont enregistrés sous une forme chiffrée irréversible. Chaque membre du personnel ne voit que les cités qui lui sont confiées.
Toute modification qui touche à l'argent est inscrite dans un journal qui ne s'efface pas. Un téléphone déclaré perdu perd l'accès et efface ce qu'il garde.
Une sauvegarde chaque nuit, restaurée pour de vrai chaque nuit pour être vérifiée.
Cookies et stockage sur le téléphone
Un cookie de session et un cookie de protection contre les requêtes falsifiées. Aucun cookie publicitaire, aucun outil de mesure d'audience extérieur : l'application compte elle-même ses ouvertures (voir plus haut).
Le téléphone garde : la langue choisie, la dernière page de connexion, et si vous l'activez le code de verrouillage (chiffré). Pour les agents : une copie chiffrée des fiches et du carnet de reçus pour travailler sans réseau, effacée après 7 jours sans connexion.
La page publique d'un projet (le lien partagé dans le groupe WhatsApp) : un cookie porte un identifiant aléatoire, pour compter approximativement les visiteurs différents. La base n'en garde qu'une empreinte propre au projet, sans adresse IP ni appareil, effacée avec le journal des connexions.
Les notifications
Elles ne sont envoyées que si vous les avez activées, et se coupent dans « Mon compte » ou dans les réglages du téléphone.